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個人情報保護方針

個人情報保護に関する基本方針

 公益財団法人住宅リフォーム・紛争処理支援センター(理事長 淡野博久 東京都千代田区九段北4-1-7 九段センタービル3階)(以下「当財団」という。)は、住宅に係る紛争の迅速かつ適正な解決と住宅購入者等の利益の保護及び増進等を図るという目的の遂行において、個人情報は個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われなければならないものであることを十分に認識し、プライバシーの保護を含めた個人の権利利益の保護を図るため、個人情報の保護に関する法律及び個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(以下「法令等」という。)に基づき、個人情報保護に関する基本方針を定め、個人情報の適切な管理及び保護に努めることを表明します。

1 個人情報の取得及び利用目的について
当財団は、個人情報を公正かつ適切な手段により取得し、個人情報の利用目的を明確にし、その目的の達成に必要な範囲内で適切に利用します。あらかじめご本人の同意がある場合や法令等の例外規定に該当する場合を除き、利用目的以外の利用を行いません。
当財団が、ご本人から取得する個人情報の利用目的及び利用目的に第三者に提供することが含まれるか(以下「利用目的等」という。)については、下表の左欄の個人情報別に右欄に記載したとおりとします。
当財団が取得する個人情報 利用目的等
電話相談により取得する個人情報 表1の「電話相談に関する個人データ」と同じ。
専門家相談(リフォーム・既存住宅専門家相談を除く。)により取得する個人情報 表1の「専門家相談に関する個人データ(下記の専門家相談を除く。)」と同じ。
増改築相談員登録により取得する個人情報 表1の「増改築相談員登録に関する個人データ」と同じ。
マンションリフォームマネジャー試験により取得する個人情報 表1の「マンションリフォームマネジャー試験に関する個人データ」と同じ。
住まいのリフォームコンクールにより取得する個人情報 表1の「住まいのリフォームコンクールに関する個人データ」と同じ。
上の表に示すもの以外で取得する個人情報の利用目的等については、個別に利用目的を通知し、若しくは公表した上で、又はあらかじめご本人の同意を得た上で利用します。
2 利用目的の変更について
当財団は、利用目的が変更前と関連性を有すると合理的に認められる場合に限り、個人情報の利用目的を変更するものとします。
利用目的の変更を行った場合には、変更後の目的について、当財団所定の方法により、本人に通知し、又は本ウェブサイト上に公表するものとします。
3 個人データの第三者提供等について
当財団は、あらかじめご本人の同意を得ることなく、第三者に個人データを提供することはありません。ただし、法令等で本人の同意が不要とされている場合及びあらかじめ、法令等で定められた事項を本ウェブサイト上に公表し、かつ、個人情報保護委員会に届出(オプトアウト)をしたときを除きます。
4 個人データの受け渡しの記録等
当財団は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、法令等で定める確認をするとともに、個人データを第三者に提供したとき又は第三者から提供を受けたときは、法令等に基づき適正に記録をします。
5 個人データの共同利用について
当財団は、当財団が取得した個人データを表2のとおり共同利用します。
6 保有個人データの利用目的
当財団は、保有個人データを表1の利用目的に示す範囲で適切に利用します。
表1の「保有個人データの種類」に示す以外の種類の保有個人データは、個別に利用目的を通知し、若しくは公表した上で、又はあらかじめご本人の同意を得た上で利用します。
7 保有個人データの管理について
当財団は、保有個人データについて、漏えい、滅失又はき損(以下「漏えい等」という。)の防止その他の安全管理のため、次の安全管理措置を講じます。
⑴ 組織的安全管理措置
個人情報保護規程を制定し、個人データの取扱いに関する責任者として、個人情報保護管理者(役員)及び各部門における個人データ等取扱責任者を置き、その役割並びに個人データの取得、利用、保存、提供、削除及び廃棄等に関するルールを明確化するとともに、個人データが漏えい等、又はその恐れがある場合の報告体制及び対応方法を整備します。
⑵ 人的安全管理措置
個人情報の秘密保持に関する事項を就業規則に定めるとともに、個人データの取扱い及び情報セキュリティに関して、定期的なセルフチェック・研修を実施します。
⑶ 物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域には、個人認証システムにより従業員以外の者が容易に立ち入れないようにするとともに、同区域から個人データを持ち出す場合には、個人情報保護管理者の許可を要するものとし、個人データの漏えい等を防止する措置を実施します。
⑷ 技術的安全管理措置
個人データを取り扱う情報システムは、正当なアクセス権限を有する者であることの識別と認証を行うとともに、外部からの不正アクセスを防止するためにファイアウォールの設定等による経路制御等の措置を講じます。
8 保有個人データ等の開示等について
当財団は、ご本人から、保有個人データの開示、内容の訂正、追加又は削除、利用停止又は消去及び第三者への提供の停止(以下「開示等」という。)を求められたときは、次の⑴、⑵及び⑶により行います。なお、開示等の手続きについては、「保有個人データ等のご本人からの開示等及び利用目的の通知の請求手続きについて」(以下「開示等手続きについて」という。)によります。
⑴ 保有個人データ及び第三者提供記録の開示
当財団は、ご本人から保有個人データの利用目的の通知若しくは開示又は第三者提供記録(ご本人が識別される個人データの第三者提供に係る記録及びご本人が識別される個人データを第三者から提供を受ける際の確認記録をいう。)の開示を求められたときは、ご本人に対し、遅滞なくこれを通知又は開示します。ただし、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞なく通知します。個人情報の開示に際しては、「開示等手続きについて」で定める手数料を申し受けます。
① 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
② 当財団の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
③ その他法令に違反することとなる場合
⑵ 保有個人データの訂正等
当財団は、ご本人から当該ご本人が識別される保有個人データ(以下「ご本人に係る保有個人データ」という。)の内容が事実でないとして、当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)を求められた場合には、遅滞なく、必要な調査を行い、その請求に応じる必要があると判断した場合には、当該保有個人データの訂正等を行うものとします。
当財団は、保有個人データの訂正等を行った場合、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは遅滞なく、これをご本人に通知します。
⑶ 保有個人データの利用停止等
当財団は、ご本人から、ご本人に係る保有個人データが,利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由又は不正の手段により取得されたものであるという理由により、その利用の停止又は消去(以下「利用停止等」という。)を求められた場合及びご本人の同意を得ないで第三者に提供されているという理由により当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合には,遅滞なく、必要な調査を行い、その請求に応じる必要があると判断した場合には、当該保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の停止を行います。
当財団は、利用停止等若しくは第三者への提供の停止を行った場合、又は利用停止等若しくは第三者への提供の停止を行わない旨の決定をしたときは、遅滞なく、これをご本人に通知します。
利用停止等又は第三者への提供の停止に多額の費用を有する場合その他利用停止等又は第三者への提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれる場合は、その代替措置を講じるものとします。
9 個人関連情報(クッキー)の取扱いについて
当財団のウェブサイトの閲覧者のクッキーの取扱いについては、「クッキー利用方針」によるものとします。
10 本基本方針の変更について
⑴ 本基本方針の内容は、法令等において変更の手続きが定められている事項を除き、当財団の裁量により変更することができるものとします。
⑵ 当財団は、本基本方針を変更する場合には、変更後の基本方針の内容及びその適用時期を当財団のウェブサイトに掲示して周知します。
11 お問い合わせ窓口について
本基本方針に関するご意見、ご質問、苦情その他個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下の窓口にご連絡下さい。
総務部総務課 個人情報保護担当
電話 03(3261)4567(代表) FAX 03(6830)4360
e-mail chord_inquiry@chord.or.jp

平成17年4月1日制定
平成21年4月1日改定
平成24年4月1日改定
平成29年5月30日改定
令和4年4月1日改定

表1 当財団が保有する個人データ及び利用目的等

保有個人データの種類 利用目的 取得方法 個人情報の利用目的に第三者提供の有無
電話相談に関する個人データ 住宅の品質確保の促進等に関する法律第82条第3項で準用する同法第19条第1項に規定する帳簿への記載及び保管に利用 ご本人より直接取得(電話、電子メール、ファックス、書面)
電話相談記録の保管に利用
2回以上継続した相談における前回以前の相談内容の確認に利用
電話相談に対する補足説明のためのご本人への連絡、ご本人への書面送付及びリフォーム見積チェックサービスのためのご本人へのご連絡並びに専門家相談の依頼に利用
リフォーム・既存住宅専門家相談又は指定住宅紛争処理機関における紛争処理を利用する場合は、弁護士会又は指定住宅紛争処理機関への連絡のために利用
電話相談音声記録情報を利用した電話相談の品質向上のための取組み(コール分析、相談員の教育等)のために利用
専門家相談に関する個人データ
(リフォーム・既存住宅専門家相談を除く。)
住宅の品質確保の促進等に関する法律第82条第3項で準用する同法第19条第1項に規定する帳簿への記載及び保管のために利用 ご本人より直接取得(書面、対面、Web会議システム)
専門家相談記録の保管のための利用
専門家相談の実施に関するご本人への連絡に利用
当財団が実施した専門家相談の内容を特定の個人を識別できないように加工し、かつ、要約した専門家相談事例の当財団ウェブサイトへの掲載並びに指定住宅紛争処理機関等への提供のために利用
増改築相談員登録に関する個人データ 増改築相談員登録名簿の作成及び保管 増改築相談員登録申請者ご本人より取得(書面)
増改築相談員ご本人への資料送付のために利用
増改築相談員名簿の作成及びこれのウェブサイト上での公開並びに地方公共団体への提供のために利用
マンションリフォームマネジャー試験に関する個人データ マンションリフォームマネジャー試験の実施のための利用並びに合格証の作成及びご本人への送付のために利用 マンションリフォームマネジャー試験の申込者ご本人より取得
(書面)
次回以降のマンションリフォームマネジャー試験案内等のご本人への送付のために利用
住まいのリフォームコンクールに関する個人データ 住まいのリフォームコンクールの審査のために利用 住まいのリフォームコンクール申込者ご本人から取得(書面)
住まいのリフォームコンクールの表彰式・発表会の実施のために利用
住まいのリフォームコンクールの入賞作品集の作成及び販売のために利用
評価員講習に関する個人データ 評価員講習(住宅の品質確保の促進等に関する法律第13条)の修了証交付証明書の発行のために利用 評価員講習の受講申込者ご本人より取得(書面)

表2 共同利用

利用する項目 住宅の品質確保の促進等に関する法律に基づく建設住宅性能評価書が交付された住宅に係る別紙の項目とします
利用する者の範囲 公益財団法人住宅リフォーム・紛争処理支援センター、一般社団法人住宅性能評価・表示協会
利用する者の利用目的 住宅性能表示制度の利用実態の把握及び分析並びに同制度の検討に利用
管理責任者 公益財団法人住宅リフォーム・紛争処理支援センター
理事長 淡野博久
東京都千代田区九段北4-1-7 九段センタービル3階

特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

公益財団法人住宅リフォーム・紛争処理支援センター(以下「財団」という。)は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため、次のとおり基本方針を定めます。

1 関係法令・ガイドライン等の遵守について
財団は、特定個人情報等の取扱いに関して、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、「個人情報の保護に関する法律」及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を遵守して適正に行います。
2 安全管理措置等について
財団は、特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため、特定個人情報取扱規程を定め、特定個人情報等の安全管理措置は同規程で定めるところにより行います。
3 特定個人情報等に関する問い合わせ窓口
特定個人情報等の取扱いに関する質問、苦情その他問い合わせの窓口は、次のとおりです。
総務部 個人情報担当
電話 03(3261)4567(代表) FAX 03(6830)4360
e-mail chord_inquiry@chord.or.jp

平成28年1月1日制定